“Digitalizzare non è dematerializzare, ma qualcosa di molto più profondo che impatta sulle organizzazioni modificandone i processi e di conseguenza i modi di fare consolidati delle persone.“
Inizia così Antonella Serini, dirigente del Servizio per la gestione dei Progetti Applicativi della Corte dei conti, che sta seguendo da vicino il progetto GiuDiCo, Giustizia Digitale Contabile. Un progetto finalizzato a digitalizzare completamente l’operatività delle sezioni e delle procure.
“La dematerializzazione – continua – è già stata attuata da tempo nel nostro Istituto con la scansione e la messa a disposizione degli atti che nascono analogici. Ora invece l’obiettivo è far nascere e vivere un intero processo in digitale, consentendo alle varie tipologie di utenza della Corte dei conti, quali amministrativi, magistrati e procuratori, la predisposizione della documentazione e delle comunicazioni riferibili ai giudizi davanti alla Corte a partire dalla fase istruttoria fino al monitoraggio dell’esecuzione delle decisioni.“
La Corte dei conti, fondata nel 1862, conserva nei suoi archivi un consistente patrimonio documentale cartaceo, ma “a partire dagli anni 2000 – afferma Andrea Chirico di Sogei – è stata avviata la digitalizzazione che ha portato ad una copertura oggi di oltre l’80% di documenti dematerializzati rispetto ai procedimenti attivati negli ultimi 2 anni.“
La digitalizzazione dell’intero processo è però un passaggio epocale, che va nella direzione del Processo contabile telematico il cui ostacolo più grande è rappresentato soprattutto dal cambiamento culturale che porta con sé.
“Siamo praticamente a metà della roadmap di progetto – afferma Antonella Serini – e stiamo lavorando utilizzando Scrum, una metodologia Agile che ci consente un confronto costante con i diversi stakeholder di progetto suddivisi in gruppi formalizzati che sperimentano e rendono feedback preziosi per comprendere il sentiment riferibile alle innovazioni introdotte. Oltre a questo, il costruire in modo graduale e condiviso ci permette di controllare meglio la variabilità dei requisiti legata, in questo caso, anche alle possibili variazioni che nel corso del tempo si potranno incontrare riferibili alle interpretazioni e modifiche del nuovo Codice di giustizia contabile (d.lgs. 26 agosto 2016, n. 174) che norma il processo contabile.“
Quali i dati più importanti di cui si potrà disporre a progetto avviato e che oggi non sono di immediata consultazione?
“Il lavoro svolto negli ultimi anni – risponde Andrea Chirico – garantisce già la disponibilità di un sistema conoscitivo a supporto sia della componente magistratuale che amministrativa, ma ora l’obiettivo è creare un sistema di Data Mining che consenta di elaborare in tempo reale, ovvero on demand, report che aggreghino informazioni sulla dimensione anagrafica e di performance.
Ci poniamo due obiettivi: creare un’anagrafe centralizzata dei soggetti quali, ad esempio, amministrazioni, persone fisiche e persone giuridiche che interagiscono con le funzioni giurisdizionali e individuare un insieme di KPI che consentano di analizzare ed efficientare l’azione giudiziale. Nello specifico, parlando della rendicontazione dei conti giudiziali, l’art. 138 del Codice di giustizia contabile prevede la tenuta di un’anagrafe degli agenti contabili, ed in tale ambito una tipica interrogazione dalle anagrafiche potrà riguardare l’incrocio di dati fra gli agenti contabili e i conti giudiziali presentati per anno dall’Amministrazione e/o dall’Ente territoriale; mentre, rispetto alla dimensione di analisi delle performance, si potrebbero, ad esempio, fornire indicazioni a supporto del ruolo Generale per l’ausilio alla definizione dei criteri d’assegnazione dei giudizi d’appello.“
Quali i vantaggi portati da GiuDiCo?
Tenendo conto della distribuzione territoriale di sezioni e procure, tra i principali vantaggi di GiuDiCo è da sottolineare quello di consentire ai magistrati in primis e alle altre persone che contribuiscono a costruire la documentazione del processo di avere accesso a ciò che serve in qualunque momento e da qualunque posto.
“Il poter accedere anche in mobilità – spiega Antonella Serini – in particolare per giudici e avvocati rappresenta davvero una leva importante. Poter consultare fascicoli di propria pertinenza senza doversi recare fisicamente in sede, porterebbe ad un importante efficientamento del processo. Oltre questo, potremo avere vantaggi in termini di minori spazi – metri quadrati- necessari per la conservazione dei documenti, mentre con GiuDiCo i documenti digitali saranno conservati “a norma”. Migliore, poi, sarà il colloquio, la condivisione, lo scambio di documenti con altre Amministrazioni.“
“Di fatto – afferma Andrea Chirico – efficientare significa valorizzare le risorse eliminando attività esecutive e ripetitive lasciando più tempo al lavoro intellettuale; significa offrire alla Corte dei conti strumenti che la mettano in condizione di sviluppare l’apprendimento organizzativo; significa aiutare, in modo equo, tutti coloro che sono legittimamente interessati, ad apprendere informazioni e nozioni da un patrimonio informativo comune.“
Quali gli ostacoli?
Una delle leve che ha portato la Corte dei conti ad avviare il progetto GiuDiCo è quella di reingegnerizzare il sistema di automazione della giurisdizione, nell’intento di assicurare una maggiore efficienza ed efficacia nella gestione dei processi, completando la trasformazione del sistema attuale da semplice gestionale per la memorizzazione informatica dei dati a strumento di digitalizzazione del procedimento contabile.
In particolare l’architettura applicativa sarà rilasciata su infrastruttura Cloud, che se da un lato mette a disposizione un insieme di servizi che vengono erogati in hosting in rete, rendendo agevole l’accesso a risorse facilmente configurabili secondo le proprie esigenze direttamente da Internet, dall’altro pone la necessità di analizzare ancora più approfonditamente le misure di sicurezza necessarie a tutelare i dati presenti.
“Una delle difficoltà più grandi incontrate – afferma Antonella Serini – è stata quella di gestire diversi stakeholder interni e esterni e soprattutto capire esigenze contrapposte e governarle.“
Complessa sicuramente anche l’analisi del flusso procedurale di un processo contabile, estremamente articolato. “Abbiamo lavorato – dichiara Andrea Chirico – in un quadro costituto da una complessa rete di vincoli funzionali, architetturali ed organizzativi, considerando anche la numerosità e la diffusione geografica del futuro sistema; tuttavia, in questo momento, anche sul fronte sviluppo software stiamo procedendo di buon passo. Siamo, ora, chiamati a trasformare questo voluminoso insieme di requisiti, correlazioni e vincoli in un software che vada incontro anche al gradimento dell’utenza che, alla fine, dovrà materialmente lavorare con il sistema.
Cosa ci aspettiamo ancora? Un po’ di resistenza al cambiamento e tante richieste di supporto nella prima fase di avvio che, date le dimensioni del sistema ed i cambiamenti introdotti nei flussi di lavoro, saranno probabili; ma noi contiamo sulla preziosa collaborazione dei referenti che abbiamo individuato sul territorio affinché attraverso un adeguato training on the job facilitino l’avvio in esercizio di GiuDiCo. In più, non dobbiamo sottovalutare il fatto che, dalla nostra, abbiamo anche la professionalità e la preparazione dei team di sviluppo, di gestione, di supporto e di addestramento; una ricchezza, accumulata nel tempo, che ci consente, nonostante le difficoltà tecniche ed organizzative, di guardare al futuro con ottimismo.“
Sonia Montegiove
