Una delle cose che hanno subìto un’improvvisa accelerazione a causa della pandemia è senza dubbio l’adozione dello smart working da parte delle aziende e per tutte le figure professionali compatibili con questa modalità di lavoro.
Smart working non significa però continuare a fare le stesse cose di prima, con le modalità utilizzate in precedenza in un luogo diverso. Si tratta invece di un completo cambio di prospettiva nel rapporto di lavoro, che ha impatti sulle modalità, sui tempi, sui processi interni delle organizzazioni e sugli strumenti che queste mettono a disposizione di dipendenti e collaboratori.
Quali gli strumenti utili al lavoro smart?
Quello che viene fornito inizialmente è quasi sempre una piattaforma di videoconferenza, uno strumento essenziale per sostituire l’incontro fisico con un suo surrogato virtuale che deve in qualche modo portare agli stessi risultati di produttività, anche se con tutte le limitazioni legate alla complessa catena composta da hardware, software, connettività e attenzione, i cui anelli devono sempre essere adeguati e ben funzionanti.
Un altro aspetto da non trascurare è la cosiddetta “Zoom fatigue”, un neologismo inventato dalla versione internazionale della rivista “National Geographic” e che sostanzialmente evidenzia come l’uso (e soprattutto l’abuso) dei sistemi di videoconferenza e di interazioni virtuali possa essere estremamente faticoso per il nostro cervello causando un vero e proprio affaticamento per via della diversa tipologia di comunicazione e della necessità di mantenere costante e alto il livello di attenzione, in modo diverso e più intenso di quanto non sia possibile fare durante una conversazione o una riunione in presenza.
Per rendere davvero efficaci le piattaforme di videoconferenza in un’organizzazione è necessario quindi individuare quelle giuste in funzione delle caratteristiche dei gruppi di lavoro che le utilizzeranno e per ottenere questo risultato è necessario classificarle attraverso funzionalità che potrebbero non essere scontate e che vanno oltre la semplice richiesta di stabilità e qualità della componente audio e video.
Portabilità della piattaforma
Una classificazione utilissima consiste nel chiedersi se la piattaforma in esame sia portabile su più piattaforme differenti oppure sia vincolata a uno specifico tipo di dispositivo, è chiaro che in alcuni casi poterla utilizzare su PC, Mac, tablet e smartphone può essere un vantaggio, ma paradossalmente in alcuni casi potrebbe essere richiesto il requisito opposto, cioè il fatto che la piattaforma sia in grado di funzionare soltanto su PC e Mac e che non esistano le apposite app per dispositivi mobili. Questo ha senso in condizioni particolari quando è necessario vincolare l’utilizzatore all’uso di uno specifico dispositivo per motivi di sicurezza o riservatezza.
Tipologia di client
Un’altra classificazione interessante riguarda la disponibilità o meno di un apposito client da utilizzare sul dispositivo, tendenzialmente un PC o un Mac. In alcuni casi si tende a preferire la presenza di un client dedicato, questo ha vantaggi di accesso all’hardware e consente un migliore livello di protezione delle comunicazioni, ma d’altra parte costringe gli utenti alla ricerca, il download e l’installazione della versione giusta del client per il loro sistema, cosa che a volte può non essere immediata. Le piattaforme più evolute hanno entrambe le modalità di fruizione, con o senza client, anche se stanno arrivando sul mercato piattaforme che offrono esclusivamente un web-client ed evitano quindi che l’utente si debba dotare di un apposito software da installare magari sul suo dispositivo.
Sicurezza della comunicazione
Immaginando di dover spostare online una riunione riservata in cui magari si discute di informazioni strettamente confidenziali, di segreti industriali, di management aziendale o di tutto quello che non vorremmo uscisse dalla nostra “stanza virtuale”, appare chiaro che in queste situazioni si può eventualmente accettare una qualità della comunicazione non perfetta, ma non si può certo correre il rischio che la comunicazione sia in qualche modo intercettata e che i suoi contenuti possano essere rubati o divulgati. Va detto comunque che, indipendentemente dal livello di sicurezza offerto dalla piattaforma, nessuno potrà mai impedire che uno degli utenti registri in modo diverso la conversazione e poi ne faccia un uso non coerente con gli obiettivi dell’organizzazione.
Registrazione audio/video della conferenza
Molte piattaforme offrono la possibilità di registrare la videoconferenza, in alcuni casi la registrazione può essere fatta soltanto dall’amministratore della sessione, in altri casi può essere fatta anche da alcuni utenti. Nonostante questo sia un requisito spesso richiesto, in alcuni casi è previsto che il requisito sia esattamente il contrario, cioè l’impossibilità materiale di registrare la comunicazione. Anche in questo caso vale quanto detto in precedenza, non c’è modo per impedire che uno degli utenti registri la conversazione in modi alternativi e fuori dal dispositivo che ospita la conferenza.
Integrazione nativa con strumenti di lavoro
Come detto in precedenza la piattaforma di videoconferenza è soltanto uno degli elementi di un ecosistema di smart working più complesso che ha l’obiettivo di rendere l’utilizzatore produttivo in modi, tempi e luoghi diversi rispetto al tradizionale lavoro d’ufficio. È quindi evidente che una stretta integrazione con i tradizionali strumenti di lavoro può diventare un elemento fondamentale per ottenere una buona produttività. Si pensi per esempio all’integrazione nativa con la posta elettronica, il calendario e la suite di office automation, oppure a strumenti ancora più evoluti che consentano di scambiarsi file al volo, di lavorare insieme su documenti, su lavagne condivise, su appositi strumenti di creatività o design thinking, di partecipare a social network aziendali o strumenti avanzati di collaborazione. In questi casi si tratta di considerare la suite completa come un vero e proprio ecosistema di lavoro, cosa che ha indubbi vantaggi rispetto all’utilizzo di numerose piattaforme senza una reale integrazione tra le varie parti.
Il virtual background
Una delle caratteristiche più richieste dai lavoratori è la possibilità di inserire uno sfondo virtuale quando si viene inquadrati dalla telecamera per partecipare a una conferenza. Questa, che a una prima analisi potrebbe sembrare una cosa superficiale, è in realtà uno strumento utilissimo per garantire la privacy delle persone e per non esporre i propri ambienti domestici alla vista di altri. Non tutti hanno una magnifica libreria in mogano piena di classici e di testi tecnici da sfoggiare come sfondo, in questi casi quindi la disponibilità di uno sfondo virtuale può essere un’ottima soluzione.
Quale futuro per lo smart working?
Il mercato delle piattaforme di videoconferenza è in grande fermento grazie alla crescita enorme della domanda e alla necessità delle aziende di dotarsi di strumenti sempre più adatti al loro modo di operare. Domanda che non è destinata a rientrare appena finita l’emergenza perché lo smart working, quello vero, è un lusso che nessuno vorrà più perdere. Certo non sono tutte rose e fiori e ci sono molte cose migliorabili, ma è inevitabile in una modalità nuova di operare che molti devono ancora comprendere a pieno, quello che è certo però è che non si tornerà indietro. Sicuramente nel breve periodo lo smart working rimarrà la modalità di lavoro preferenziale per le aziende più virtuose, e c’è da sperare che questo trend rimanga tale anche per il futuro visti gli innumerevoli vantaggi che porta.
I lavoratori hanno capito che lavorare da casa può essere, salvo qualche eccezione, una straordinaria occasione per riappropriarsi del proprio tempo prima destinato al tragitto casa-lavoro, inoltre lavorare per obiettivi e non inseguendo unicamente la variabile “tempo” può avere effetti estremamente positivi sulla qualità della vita delle persone.
Le aziende più virtuose hanno capito che a molte delle trasferte che prima erano ritenute irrinunciabili si può in effetti tranquillamente farne a meno, ottenendo i medesimi risultati grazie ai meeting virtuali e che questo ha impatti molto significativi sui costi delle trasferte, ma anche sui costi delle postazioni di lavoro nelle sedi aziendali. Come effetto collaterale positivo c’è inoltre un non trascurabile effetto ambientale, meno persone che viaggiano significa anche meno inquinamento e questo è senza dubbio un fattore non trascurabile, ma significa anche meno traffico per chi deve necessariamente muoversi.
E che smart working sia dunque! Con i giusti strumenti e con una gestione del lavoro basata su obiettivi. Un lavoro, insomma, davvero “smart”.
Massimo Canducci
